Hürriyet İK Zaman Yönetimi !!!

Türkler zaman yönetiminde nasıl? Yabancılardan farklılıkları neler? Hangi konularda benzerler?

Türklerin zaman yönetiminde diğer uluslarla karşılaştırdığımızda maalesef sınıfta kaldığını söyleyebiliriz. Ayrıntılarda boğulma, prosedürlerin fazla olması, hata yapmaktan kaçınmak için fazlasıyla mükemmeliyetçi yaklaşma, günlük taze planlar yapmak yerine otomatik hareket etme, erteleme, yetkinlik paylaşımının az olması,aktif dinlemenin olmaması, dinlenme saatlerini sınırlandıramama gibi zaman yönetimini sekteye uğratan durumlarla ülkemizde sıkça karşılaşılmaktadır. Endüstriyel toplumlarda genellikle kişinin kişisel zaman dilimini; ailesiyle, dostlarıyla ve kişisel zevkleriyle geçen, etkin yönetemediği gözlemlenmektedir. Bu durum ülkemizde de en yoğun şekilde özellikle İstanbul’ da yaşantılanmaktadır. Yabancılardan farklı olarak ülkemizde prosedürlerin zaman kaybına yol açması, hiyerarşik düzenin getirisi, planlamayla fazlasıyla zaman harcayıp asıl işe başlamada gecikmeler, toplantılara fazla zaman harcamak, resmi tatillerin sık sık ve uzun oluşu, toplumcu bir kültür olmanın bir sonucu olarak ziyaretçilere açık kapı bırakmanın sıkça yaşanması zaman yönetiminde zorlantı yaratmaktadır. Birçok kültürde ortak olan günlük planlama yapamamak,etkili iletişimin olmayışı , uzayan telefon görüşmeleri, mail bombardımanına tutulmuş mail kutularını temizlemekle uğraşmak zaman yönetiminde karşılaşılan engellerdir.

En çok nelere vakit harcıyorlar? (İş dışında)

İş dışında spor, kişisel bakım, internette sörf yapmak, aile ve arkadaşlarla vakit geçirmek, seyahat etmek, tv seyretmek, dergi-gazete-kitap okumak, sinema , tiyatro, yeni hobiler edinmek,konser ve etkinliklere katılmak, kişisel gelişim için danışmanlık almak – terapi,alternatif terapiler, yoga-meditasyon…- , telefonda ve internette muhabbet etmek, şans oyunlarına kafa yormak, hiç bişey yapmadan durmak, hayal kurmak en çok vakit harcadığımız etkinliklerdir diyebiliriz.

İşe başlamaları ne kadar zaman alıyor? (sabah çay kahve, kahvaltı vs)

Sabah işe aktif olarak başlama süresi işe geliş saatinden ortalama minimum 30-45 dakika maksimum 1-1,5 saat sonra olmaktadır. Elbette bu durum işin konseptine, iş yoğunluğuna ve kişinin yetkinliğine bağlı olarak değişiklik göstermektedir. Genellikle kahvaltı, çay ve kahveyle beraber çalışanların öncelikle maillerini ve günün haberlerini okuduğu, takiben günü planlamaya çalıştığı ve sonra işe başladığını söyleyebiliriz.

Gün içinde iş dışında nelerle uğraşıyorlar?

Gün içinde daha çok sosyal medyanın hayatımızdaki yerinin artmasıyla beraber çalışanların sıklıkla buralardaki hesaplarını kontrol ettiğini, kişisel maillerini okuduğunu, bu aralar yine çok popüler olan fırsat sitelerinde alışveriş keyfi yaptığını, işiyle alakalı konularda artı değer katabilecek eğitim, kongre, konferans araştırmalarıyla uğraştığını söylemek mümkündür. Dedikodu, akşam için plan yapma, tatil planlama, hobi paylaşımı da iş dışı günlük rutinlerde yar almaktadır.

Kişisel şeylere (telefon, mail) günde ne kadar zaman harcanıyor?

Kişisel telefonlar ve maillere harcanan ortalama zaman günden güne değişmekle birlikte günlük ortalama 30-50 dakikadır. Ancak çalışma saatlerinin totalde fazla olduğu bir ülke olduğumuz için bu süre uzayabilmektedir. Telefon ve maillerin içerikleri de genellikle iletişim, etkileşim ya da bilgi paylaşımından daha fazlasını kapsadığı için hatırı sayılır düzeyde zaman kaybına yol açmaktadır.

Çalışma saatlerimiz belli ama aslında günde kaç saat çalışıyoruz?

Sabah işe başlayana kadar geçen süredeki kaybı çıkartırsak sabahtan öğlene kadar 2-3 saat , öğle yemeğinden akşama kadar geçen süredeki kaybı da çıkartırsak öğleden sonrada 3-4 saat aktif çalıştığımızı söyleyebiliriz. Toplamda 5-7 saat aralığında bir çalışma süremiz var. Yine fazla mesailer ve kaybı telafi etmek için harcanan ekstra efor hariç diyebiliriz.

Zamanı verimli kullanmak için neler yapmalıyız?

Zamanı verimli kullanmak için zamanı yönetmemizi engelleyen blokajları, tuzakları bir an önce ortadan kaldırmalıyız. Bilinçli hareket etmenin yolu önce planlamak, sonra aksiyon almaktan geçer. Hedef aksiyonlarımız…

• Zamanınızı etkin kullanın, planlarken çok acil yapmanız gerekenleri öncelikle
• tamamlayın. Bunun için yapılacaklar listesi hazırlayın, önceliklerinizi ve eksiklerinizi
• planlayın.
• Günlük yapılacaklar listeniz mutlaka olsun.
• Uzun ve kısa vadeli hedeflerinizi belirleyin.
• Aceleci davranmayın, sakin ve sabırlı olup adım adım ilerleyin.
• Gereksiz kırtasiyecilik yapmayın, masanız ve özel eşyalarınız hep bir düzen içinde
• olsun.
• İşlerinizi paylaşın, gerektiğinde sorumluluk verin.
• Kendinize bitirme (deadline) tarihleri belirleyin.
• Ertelemeyin, hemen başlayın, yarım bırakmadan , başka işe geçmeksizin tamamlayın.
• Kendinizi tanıyın, sınırlarınızı fark edin; hangi durumlarda zamanı nasıl yönettiğinizi
• gözlemleyin.
• Günün hangi saatlerinde daha yüksek hangi saatlerinde daha düşük enerjiye sahip
• olduğunuzu belirleyin, ona göre planlama yapın.
• Öncelikle sıkıcı olan kaçtığınız işlerinizi halledin.
• Davetsiz misafirlere ve telefon konuşmalarına fazla zaman ayırmayın.
• Hayır diyebilmenin hafifliğini yaşayın.
• Kararsız kaldığınız noktalarda alternatifleri eleyin.
• Kendinizi gereğinden fazla işe adamayın, dinlenmeye, sosyal aktivitelere, spora ve
• küçük kişisel ödüllere zaman dilimi yaratın.

Zaman yönetimi nedir?

Zaman Yönetimi, ortalama bir insan ömründe iki yüz bin saatlik bir zaman dilimini planlama, şekillendirme, en keyifli,en doyum verici şekilde yaşama için gereken yetkinliktir. Kıt bir kaynak olan zamanı en etkin biçimde değerlendirme için izlenecek yoldur ve geliştirilebilen bir beceridir.

Zamanı iyi kullanma konusunda olmazsa olmazlar neler?

Günlük yapılacaklar listesinin her gün planlanması & Kariyer hedefleri , yaşamsal ve kişisel hedeflerin netleştirilmesi

• İnsanlara gerektiğinde hayır diyebilmek
• Öncelik belirleyebilmek
• Net ve kararlı olmak
• İhtiyaçlarımızla ilgili farkındalık geliştirmek
• Öze inebilmek ve ayrıntılarda boğulmamak
• Kullandığımız alanların genel bir düzene sahip olmasını sağlamak
• Ertelemekten vazgeçmek
• Saat, takvim ve anımsatıcı gibi zaman bildirgeçlerini kullanmak
• Aktif dinlemek ve katılım göstermek
• Talep edebilmek ve yetkilendirmek,gerektiğinde sorumluluk paylaşımı
• Potansiyelimizi iyi analiz edebilmek, ne kadar sürede ne yapabileceğimize dair gerçekçi
• inançlar geliştirmek
• Anda olmak , bugünü yaşamak

Bu konuda yapılmış çalışmalar istatistikler var mı? Neye ne kadar zaman harcıyoruz gibi…

24 saatin ortalama 6-8 saatlik dilimini uyku için,1 saatlik dilimini kişisel bakımımız için , 2 saatlik dilimini yemek için , aile,arkadaşlar ve serbest zaman için 3-4 saatlik dilimini ve de 8-9 saatlik dilimini iş-işe ulaşım için harcamaktayız.

İş yerinde zaman kaybına neden olan şeyler nedir?

Planların net olmayışı, erteleme, sorumluluk paylaşmama, yetkinlik vermeme, çatışmayla vakit kaybetme, iş planının belirsiz oluşu, davetsiz ziyaretçiler, uzun telefon konuşmaları, sonuca varmayan ve uzayan toplantılar, yöneticinin kendini yönetmeyi bilmemesi, teknik ve tedariksel problemler, sosyal medyada harcanan zamanın kontrol edilmeyişi, uzayan yemek ve kahve saatleri, sigara molaları, kişisel problemlerin işe aksettirilmesi, mobbing, dağınıklık, konsantrasyon güçlüğü çekmek, yeterince dinlenmeye vakit ayıramamak zaman kaybına neden olmaktadır.

Aynı anda takip edilmesi gereken çok iş varsa ne yapmalıyız?

Birden fazla işle uğraşmak durumunda kaldığımızda çok önemli işler, önemli işler ve görece daha az önemli işler diye üç gruba ayıraraktan günlük yapılacak işler listesini planlayabiliriz. Çok önemli işlerle başlayıp daha sonra diğer iki grubu sırasıyla yapmak hem zamanı etkin kullanmanızı sağlar hem de konsantrasyonu ve iş verimliliğini arttırır.

İş yerinde güne nasıl başlamalıyız, nasıl bir plan program yapmalıyız?

Günlük yapılacaklar listesini acilden başlayarak planladıktan sonra hergün zaman yönetimine yeni alışkanlıklar katarak başlamak gerekir. Zihin hergünü aynı şekilde planlarsak yeni bir uyaran alamadığı için bu durumu otomatik davranışa dönüştürür , bu da yaratıcı düşünmeyi engeller. Zamanı etkin yönetebilmek için hızımızı, belleğimizi, dikkatimizi, esnekliğimizi ve problem çözme becerilerimizi geliştirmemiz önemlidir. Bunun en iyi yolu her günü bir önceki günün rutininden farklı kılacak bir etkinlik eklemektir. Örneğin birgün işe farklı bir yoldan gitmek, birgün farklı bir salata yemek, birgün hiç tıklamadığınız bir web sitesine girmek, hiç gitmediğiniz bir kafeye gitmek gibi… İşe koyulduktan sonra her saat başı ortalama 5-10 dakikalık molalar vermek hem beden hem de zihin için en ideal olanıdır. Günün bitiminde keyifli bir ödül eklemekte günün sonunu iple çekmenizi ve zevkle çalışmanızı sağlayacaktır.

• Zihnini, duygularınızı, düşüncelerinizi bir lastik gibi düşünün esnetin, hayal edin.
• Her gün kendinizi en az bir şey için ödüllendirin.
• Sizi gülümseten insanlarla gün içerisinde en az bir kez temasınız olsun.
• Doğayla bütünleşin, yağmurda ıslanın, karda yürüyün, güneşten enerji alın.
• Kendinize söylediğiniz her şey gerçeğiniz olur, kendinize yaşamak istediklerinizi
• söyleyin.
• Geçmişi değiştiremeyiz yarını şekillendirebiliriz; ancak bugünü kontrol edebiliriz,
• anda kalın her nerdeyseniz orda olun.Zaman akıp gider, o akarken siz zamanı yönetin!
• Bunun için her şeyin mükemmel olduğu bir an beklemeyin, şimdiyi yöneterek
• başlayabilirsiniz. Şimdi zamanım yok diyebilirsiniz ama önce kendinizi sonra zamanı
• anımsayın.